Como poner tu oficina en casa

Hoy día, gracias a los avances tecnológicos, muchas personas deciden trabajar por su cuenta desde la casa. Vendedores, prestadores de servicios y profesionistas se han convertido en pequeños empresarios ofreciendo su trabajo. Estos profesionales se apoyan en el comercio electrónico, creando sus propias páginas web o trabajando para diversas compañías.

Si tu eres una de esas personas que trabajan por su cuenta y deseas instalar una oficina personal o negocio en casa, aquí te diremos cómo hacerlo de la manera más eficiente y económica posible.

¿Cómo instalar la oficina en casa?
Hay dos formas de trabajar en la casa; la primera es simplemente realizar las labores en una oficina personal y la segunda, montar un negocio en el que tendrás que recibir a clientes y proveedores.

Si trabajas solo, es decir que no tienes necesidad de recibir clientes en casa, tienes la ventaja de poder adaptar el espacio seleccionado sin necesidad de hacer ninguna remodelación, aunque no por ello olvides que lo más importante es tu comodidad, así como contar con el equipo adecuado para realizar las tareas.

Tomando en cuenta los siguientes puntos podrás instalar tu oficina de una manera sencilla y económica:

� Considerando la clase de trabajo que realizas, es importante que elijas un lugar lo más aislado posible de las áreas funcionales de la casa. Pero antes de definir dónde instalarás la oficina, recuerda por qué razón decidiste trabajar en tu hogar. Si lo hiciste para cuidar a tus hijos, entonces ubicarla en un lugar aislado o ajeno a las áreas comunes no te permitirá cumplir con el propósito.

� Que el lugar o la habitación en la que instalarás la oficina cuente con teléfono, enchufes eléctricos y un baño cercano. También es importante que tenga buena ventilación e iluminación.

� Contrata una línea telefónica extra. Si para realizar tu trabajo requieres de Internet, es importante que cuentes con una línea de teléfono adicional, ya que de ese modo no bloquearás el acceso a la línea casera.

� Equipa la oficina personal con todo lo indispensable para optimizar tu trabajo. Actualmente hay herramientas básicas de las que no se puede prescindir, aún cuando trabajes en casa.

Define el área de trabajo
Los dos principales aspectos que debes considerar antes de crear un espacio de trabajo en la casa son: funcionalidad y costo. El área donde montarás tu negocio debe permitirte realizar todas las actividades sin abarcar o afectar las áreas comunes; adaptar todo lo necesario debe costar poco, ya que ahorrar gastos y costos de operación es una de las finalidades de tener el negocio en casa.

Establece medidas de seguridad
Si tus clientes, proveedores o empleados tienen que entrar y salir del negocio, deberás tomar todas las medidas necesarias para garantizar la seguridad. Aunque estés trabajando en casa, las visitas no esperan toparse con riesgos propios de una vivienda, que no suelen existir en una oficina normal. Si es posible trata de mantener a tus clientes fuera de las áreas personales donde algunas pertenencias de los miembros de la familia pueden poner en peligro al visitante, tales como juguetes en el piso o el perro, en especial si es agresivo.

Cuida el presupuesto
Si ya escogiste el lugar donde operará tu oficina, es probable que necesites hacer algunos cambios físicos como abrir alguna pared, colocar paneles de madera, alfombrar, etcétera, con el fin de garantizar la eficiencia del espacio. Todo esto puede ser recomendable y necesario, pero la pregunta es: ¿Cuándo hacerlo? Si está arrancando el negocio, la economía y eficiencia son lo primero que debes considerar. Recuerda que los gastos para iniciar un negocio generalmente son más altos de lo previsto y los ingresos pueden tardar más de lo esperado. Por esta razón es recomendable guardar el capital para este tipo de imprevistos en lugar de invertirlo todo en el acondicionamiento físico del lugar. Recuerda que siempre podrás mejorar el área de trabajo si el negocio funciona.

Lo indispensable
� Equipo de cómputo.- La mejor herramienta para alguien que trabaja por su cuenta es una computadora. Si aún no la tienes acude a una tienda especializada para que te asesoren sobre los programas y características del equipo que más te convienen. Compara marcas y precios y posteriormente protege tu sistema de cómputo.

� Impresora.- Busca una impresora que no exceda a tus necesidades y después de comparar marcas y precios elige la que más te convenga.

� Teléfono inalámbrico.- Estos teléfonos son prácticos en cualquier oficina, ya que te dan libertad de movimiento. Sin embargo, la calidad varía según la marca, así que analiza varios antes de tomar una decisión.

� Teléfono celular.- Si tu trabajo exige estar siempre localizable para tus clientes, lo ideal es un teléfono celular. Actualmente existen varias compañías que ofrecen diversos planes de servicio para que puedas elegir el que más se ajusta a tu presupuesto.

� Contestadora.- Una contestadora común o un servicio de correo de voz es útil. El correo de voz puede ser la solución si es que cuentas con una sola línea. En cualquier caso, cuando vayas a adquirirla asegúrate de que el tiempo de duración del mensaje de entrada sea suficientemente largo. Otra función útil es que permita recuperar tus mensajes desde cualquier teléfono. Una vez que la hayas comprado graba un mensaje que identifique tu negocio y las horas de servicio.

� Fax.- Este aparato se ha convertido en un accesorio indispensable, ya que permite enviar y recibir documentos instantáneamente. Contratos, órdenes, cartas y otros papeles importantes pueden ahora transmitirse a través de líneas telefónicas a un bajo costo y en una mínima fracción de tiempo.

� Servicio de mensajería.- Si requieres mandar constantemente productos o cualquier tipo de paquetes a otras ciudades, lo mejor es contratar un servicio de mensajería que, además de hacerte un descuento al abrir una cuenta, te ahorrará mucho tiempo al no tener que salir del negocio para hacer los envíos, ya que estas compañías tienen mensajeros que van por los paquetes a domicilio.

� Scanner.- Estos aparatos son una herramienta necesaria para diseñadores gráficos, fotógrafos y periodistas, ya que permiten introducir todo tipo de imágenes y documentos a la computadora. Si tu trabajo requiere de un scanner pide asesoría profesional y escójelo según la marca, el precio y las funciones que necesitas.

� Proveedor de Internet.- Elegir un buen proveedor de Internet y de correo electrónico es básico porque te facilitará el acceso a cualquier información y evitará que te traslades de un lugar a otro para hacer entregas de trabajo.

� Muebles ergonómicos.- Tener la oficina en casa no significa trabajar en condiciones poco apropiadas, ya que el rendimiento depende en gran medida de tu comodidad. Por tal motivo es importante que inviertas en el mobiliario adecuado. Lo más recomendable es un módulo para computadora y una silla diseñados ergonómicamente. Actualmente existen varias empresas que fabrican este tipo de muebles cuya característica más importante es que están hechos a la medida del usuario con el fin de brindar una mayor comodidad y protegerlo de lesiones. Si una persona pasa mucho tiempo sentada frente a una computadora con una postura incorrecta puede desarrollar trastornos físicos, principalmente de la vista, las muñecas y la espina dorsal. Por ello bien vale la pena invertir en esta clase de muebles.

Recomendaciones finales
� Conecta la computadora a un regulador de voltaje y no directamente al enchufe de pared. Un cambio abrupto en el suministro de energía puede dañar instantáneamente componentes sensibles y alterar los archivos Si vives en una zona donde las bajas de energía y los apagones son frecuentes, es recomendable adquirir un regulador de los denominados no-break, ya que mantienen el suministro de energía por un determinado tiempo a pesar de que falte la energía eléctrica.

� El polvo es otro enemigo. Mantén la computadora e impresora cubiertas con fundas diseñadas para este propósito y guarda los discos en una caja cerrada.

� Haz dos copias de todo el software y archivos importantes. Mantén un juego a la mano y guarda el otro en un lugar seguro. De esta manera, en caso de que la computadora sufra algún fallo, no perderás la información